5 maneiras de controlar compartilhamento de conteúdo
Você sabe que seus funcionários estão compartilhando informações com outras pessoas dentro e fora de sua organização, mas quanto desse compartilhamento você realmente controla?
Você está ciente da frequência com que os funcionários compartilham informações confidenciais e críticas para os negócios? Você sabe quem está compartilhando?
Mais importante, você sabe com quem eles estão compartilhando? Confira no texto de hoje 5 maneiras de controlar o compartilhamento de conteúdo no seu negócio.
Como controlar o fluxo de informações?
Tudo se resume a identificar e entender as ferramentas que sua empresa está usando hoje e, em seguida, padronizar em uma única ferramenta que seja fácil de usar e fácil de proteger e adaptar às suas necessidades e processos de negócios específicos.
Aqui estão cinco recursos a serem procurados em uma ferramenta corporativa de compartilhamento de arquivos baseada em nuvem:
1. Segurança baseada na função do emissor
A solução certa de compartilhamento seguro de arquivos permite que você defina configurações de segurança e capacita seu departamento de TI com controle sobre quem pode compartilhar conteúdo, qual conteúdo pode ser compartilhado e com quem pode ser compartilhado.
Procure um sistema que aproveite endereços de e-mail somente corporativos e rastreie automaticamente exatamente quais de seus usuários estão acessando um conteúdo específico e quando.
2. Revogação de acesso em qualquer momento
Um sistema totalmente baseado no compartilhamento por meio de permissões de acesso, se os funcionários perderem a necessidade do acesso a documentos e dados, esse acesso pode ser revogado a qualquer momento e eles perderão imediatamente o acesso a documentos críticos para os negócios dentro do sistema.
Com ferramentas públicas de compartilhamento de arquivos que não fornecem esse controle, esse nível de segurança é um desafio.
3. Simples transferência de propriedade e permissões de acesso
À medida que os funcionários mudam de função ou mudam para diferentes departamentos, deve ser simples para um administrador de sistema alterar imediatamente seus privilégios de visualização e compartilhamento.
4. Integração com outros softwares de gerenciamento de conteúdo
À medida que você gerencia o conteúdo que os funcionários estão compartilhando dentro e fora de sua organização, garantir um fluxo contínuo é fundamental. Buscar uma conexão entre sua ferramenta segura de compartilhamento de arquivos e o sistema de gerenciamento de conteúdo ajudará a reduzir os gargalos causados pela cópia e colagem manual de arquivos e garantirá o controle de versão correto entre os sistemas.
Procure um fornecedor de compartilhamento de arquivos com experiência em gerenciamento de conteúdo – até mesmo um produto de gerenciamento de conteúdo dedicado que interaja diretamente com sua ferramenta de compartilhamento. Soluções específicas podem até mesmo automatizar o compartilhamento de documentos como uma etapa fundamental em um processo de negócios mais amplo.
5. Um fornecedor que oferece hospedagem privada em uma nuvem específica
Quando se trata de compartilhamento seguro na nuvem, a segurança é crucial. Para garantir a segurança de suas informações, certifique-se de que um fornecedor possa hospedar sua solução em uma nuvem onde seus dados não sejam misturados com os de outra empresa e sejam protegidos com uma chave de criptografia exclusiva para sua proteção.
Manter a propriedade sobre suas informações pode parecer uma tarefa impossível, mas você pode controlá-las, protegê-las e capacitar seus funcionários a compartilhar com segurança a solução correta.
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